Apuntes de Access para 1A y 1B

Tablas

Supongamos que ya has creado tu base de datos (mira el capítulo anterior a este). El siguiente paso lógico que se debería dar ahora es el de crear una o varias tablas.

Las tablas son grupos de datos relacionados. La base de datos de una empresa puede tener varias tablas por ejemplo:

Una tabla con todos los productos que vende, los precios, etc
Una segunda tabla con los nombres de los proveedores de la empresa
Otra tabla con los datos de los clientes habituales
...

Para comprender esto mejor, vamos a suponer que poseemos una empresa y vamos a crear las tres tablas anteriores en nuestra base de datos.

La primera de las tablas sería la que contiene los productos que vende la empresa. Podría ser algo parecido a esto

En principio, esta tabla sería mucho mayor, pero vamos a crearla así como ejemplo:

• Fíjate en la parte superior de la ventana. Aparece: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Tiene que estar activada la primera de ellas, si no estás seguro, haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la palabra Tablas.
• A la derecha tienes tres botones. Haz pulsa el que dice Nuevo con el botón izquierdo del ratón
• En la nueva ventana que aparece selecciona 'Vista diseño'
• Pulsa el botón Aceptar
• En esta nueva ventana vamos a crear nuestra tabla, pero aquí no tenemos que introducir los datos (Pantalones, 2.000, etc.), sino que hay que 'avisar' a Access de cuáles son los datos que vamos a introducir. Access necesita saber que vamos a introducir tres datos (tres campos), que el primero va a ser el Producto, el segundo el Precio de compra y el tercero Precio de venta
• Vamos a comenzar por el primero, así que teclea la palabra Producto, verás que se escribe en la primera casilla de la izquierda
  Pulsa la tecla Enter
• En esta segunda casilla tenemos que definir qué tipo de información se va a guardar. Los productos aparecen normalmente en forma de texto (pantalones, faldas, etc.). Fíjate que automáticamente Access define el tipo 'texto', como es el que necesitamos lo dejaremos así y que en la parte inferior de la ventana de Access aparece otra casilla que dice 'tamaño del campo: 50'. Esto indica que podemos escribir nombres de productos de hasta 50 caracteres (contando letras, números, espacios en blanco, ...).
• Si te fijas, en nuestra tabla, no vamos a necesitar tanto espacio, como mucho 10 o 12 espacios. Podemos introducir 15 por si acaso añadiéramos un producto con un nombre algo más largo. Así que borra el número 50 de la casilla de abajo y escribe en su lugar un 15. Aunque parezca una tontería, es importante no utilizar más espacio del que vamos a necesitar, ya que la memoria del ordenador puede quedar llena de 'basura' o de espacios en blanco no utilizados. De esta forma ya has terminado de introducir el primer campo (Producto) aún faltan otros dos que se rellenan de una forma muy parecida:
• Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón en la casilla debajo de donde escribiste 'Producto'
• Escribe el nombre del siguiente campo: Precio de compra
  Pulsa la tecla Enter
• Igual que ocurrió antes, Access por defecto hace aparecer el tipo texto, pero en este caso no nos va a servir, ya que el campo que estamos definiendo contiene números (los precios de compra). Pulsa la tecla 'n' (en el teclado) y verás que aparece el tipo 'numérico'. De esta forma avisamos a Access que lo que vamos a escribir en este campo van a ser números
• Como este es un campo 'numérico', no vamos a introducir los espacios que va a ocupar (fíjate que en la casilla de abajo ya no dice '50', sino 'entero largo', ya veremos qué es esto más adelante)
• Haz clic con el botón izquierdo del ratón en la casilla de abajo y escribe el nombre del último de los campos: Precio de venta
  Pulsa enter y luego la tecla 'n', ya que también tenemos que definir este campo como numérico, de esta forma ya tenemos 'definida' nuestra tabla. Ahora solo falta darle un nombre y rellenarla con los datos:
• Justo debajo de la opción Archivo (en la parte superior de la ventana de Access) tienes un botón llamado 'vista' (es el primero de la izquierda). Este botón es el que te permite pasar a introducir los datos una vez que has terminado de diseñar la tabla, así que púlsalo una vez con el botón izquierdo del ratón
• Antes de introducir los datos, te pregunta si quieres guardar la tabla que has definido. Como es lógico le diremos que sí.
  A continuación escribe el nombre de la tabla, por ejemplo: Productos
• Pulsa el botón Aceptar
• A la pregunta de ¿Desea crear una clave principal? responde que No (ya veremos más adelante qué es la clave principal)
• Fíjate que ahora aparece la tabla vacía para que la rellenes. Utiliza los datos de ejemplo un poco más arriba en esta misma hoja:
• Teclea el primer dato de la tabla: Pantalones
  Pulsa la tecla Enter
• Teclea el Precio de compra: 2.000
  Pulsa la tecla Enter
• Teclea el Precio de venta: 5.550
  Pulsa la tecla Enter
• Como ya no quedan más campos, fíjate que aparece una nueva fila en blanco. Continúa tú introduciendo el resto de los valores de la tabla
• Cuando hayas terminado:
• Selecciona la opción Archivo (en la parte superior de la ventana de Access)
  Selecciona cerrar
• Fíjate que ahora aparece la ventana de tu base de datos, pero ya no está vacía. Si haces un doble clic sobre la tabla 'Productos', verás que se abre la ventana mostrando los datos introducidos.
• Vuelve a cerrar la ventana de Productos y prueba ahora tú a crear esta otra tabla:

  Nombre Apellidos Teléfono
  Juan Gómez 328471298
  Ana García 234837493
  Pedro Sánchez 343209830
  Marian López 329040239

Recuerda seguir los mismos pasos que para la primera tabla de Productos